FolderSync

Kun puhelimen kuvat, työtiedostot ja muut kansiot päätyvät eri paikkoihin, käsin kopiointi alkaa nopeasti tuntua turhalta työltä. Siksi olen kiinnostunut työkaluista, jotka hoitavat siirrot suunnitellusti sen sijaan, että minun pitäisi muistaa tehdä ne itse. FolderSync on Androidille tarkoitettu viestintäsovellus, jonka idea on yhdistää laitteen kansioita pilvitallennukseen ja pitää valitut tiedostot synkronoituina. Minusta se sopii parhaiten ihmiselle, joka haluaa itse päättää, mitä siirtyy, minne ja milloin.

Kyse ei ole vain siitä, että tiedostot näkyisivät pilvipalvelussa. Olennaista on määrittää synkronointitehtävä niin, että se vastaa omaa arkea: esimerkiksi yksi kansio varmuuskopioidaan säännöllisesti, mutta muut tiedostot jätetään rauhaan. Tällainen hallinta on hyödyllistä, jos puhelimella käsitellään samoja dokumentteja kuin tietokoneella tai jos haluaa pitää tärkeistä tiedostoista erillisen kopion. Se vaatii kuitenkin hieman enemmän alkuvalmistelua kuin tavallinen sovellus, joka lähettää kaiken automaattisesti omaan pilveensä.

Nykyinen toimintatapa ja kenelle sovellus sopii

Tacit Dynamicsin kehittämä FolderSync on ollut saatavilla vuodesta 2011, ja sen nykyinen versio on 4.8.5. Pitkä historia kertoo tuotteen vakiintuneesta roolista, mutta en tulkitse sitä lupaukseksi siitä, että jokainen käyttäjä kokisi sovelluksen samalla tavalla. Käyttö riippuu paljon siitä, kuinka selkeästi omat kansiot ja kohteet osaa määritellä. Jos haluat hallita synkronointia yksityiskohtaisesti, tämä lähestymistapa on vahvuus; jos taas haluat vain ottaa varmuuskopion yhdellä painalluksella, erillinen pilvipalvelun oma sovellus voi olla helpompi.

Arjessa hyöty voi näkyä esimerkiksi näin: otat puhelimella kuvia kuitista ja tallennat ne tiettyyn kansioon, jonka olet valinnut synkronointia varten. Kun tehtävä suoritetaan, tiedostot siirtyvät määrittämääsi pilvikohteeseen ilman, että avaat palvelua ja lataat jokaisen kuvan erikseen. Tämä on kätevä työnkulku, mutta se toimii vain, jos paikallinen kansio, pilvikansio ja siirtosuunta on valittu oikein. En lähtisi aluksi synkronoimaan laajaa, sekalaista sisältöä, vaan kokeilisin ensin yhdellä helposti tarkistettavalla kansiolla.

Sovellusta kannattaa ajatella tiedostojen siirtämisen ohjauspaneelina, ei yleisenä puhelimen varmuuskopiointipalveluna. Valitut kansiot antavat tarkkuutta, mutta käyttäjän pitää myös ymmärtää, mitä valinta käytännössä tarkoittaa. Jos työssäsi on tärkeää, että yksi projektihakemisto päätyy tiettyyn pilveen, tehtäväkohtainen malli voi olla sopivampi kuin palvelu, joka varmuuskopioi automaattisesti kuvat tai koko puhelimen oman sisältönsä mukaan. Jos et halua koskaan tarkistaa asetuksia, automaattisempi vaihtoehto saattaa olla huolettomampi.

Käytettävyys ja ominaisuudet

Ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sovelluksen selkeä käyttöliittymä. Käyttöönotto oli suoraviivaista, ja ohjeet olivat tarpeeksi yksityiskohtaiset jopa kaltaiselleni, joka ei ole mikään teknologian ihmelapsi. FolderSync tukee laajasti erilaisia pilvipalveluita, kuten Google Drive, Dropbox ja OneDrive, mikä on todella kätevää. Voin helposti luoda synkronointitehtäviä ja määrittää, milloin ne suoritetaan. Tässä kohtaa on hyvä mainita, että synkronointi voi tapahtua sekä WiFi:n että mobiilidatan kautta, mikä antaa joustavuutta, kun olen liikkeellä.

Käytännössä tehtävän ehdot kannattaa miettiä ennen kuin luottaa siihen päivittäisessä käytössä. WiFi-yhteyden suosiminen voi olla järkevää suurille kansioille, kun taas pienet, kiireelliset tiedostot voivat sopia myös mobiilidatalla siirrettäviksi. Rajaus vähentää yllätyksiä ja auttaa välttämään sen, että tarpeettomat tiedostot kuluttavat yhteyttä. En myöskään olettaisi, että kaksi eri pilvipalvelua käyttäytyy täsmälleen samalla tavalla: palvelukohtaiset kirjautumiset ja kansiorakenteet voivat tehdä asetuksista hieman erilaisia.

Ilmaiseksi saatava sovellus on saanut keskimäärin 4,5 tähteä noin 35 000 arviosta, ja sitä on asennettu yli miljoona kertaa. Luvut kertovat, että FolderSyncillä on laaja käyttäjäkunta, mutta oma valinta kannattaa silti tehdä sen perusteella, sopiiko tehtäväpohjainen synkronointi omaan tapaan käyttää puhelinta. Sovelluksen ikäraja on PEGI 3, ja Androidin vähimmäisvaatimus on versio 8.0. Sovelluksen sisäisiä ostoksia on 4,99–7,49 euron hintaluokassa, jos maksu laskutetaan Playn kautta.

Synkronointitehtävät ja varmuuskopiointi

Käytän paljon aikaa eri projektien parissa, joten tiedostojen varmuuskopiointi on minulle elintärkeää. Tässä sovelluksessa on mahdollista luoda aikataulutettuja synkronointitehtäviä, mikä tarkoittaa, että voin nukkua yöni rauhassa tietäen, että kaikki tärkeät tiedostoni varmuuskopioidaan automaattisesti. Voit valita, haluatko synkronoida vain yhden kansion tai koko laitteen sisällön, mikä on todella joustavaa.

Ajastus on hyödyllinen etenkin silloin, kun tiedostot muuttuvat usein mutta eivät vaadi välitöntä siirtoa. Esimerkiksi työasiakirjoille voi riittää säännöllinen kopiointi, kun taas juuri otettujen kuvien kohdalla haluat ehkä tarkistaa ensin, että ne ovat oikeassa kansiossa. En kuitenkaan pitäisi ajastettua tehtävää ainoana varmuuskopiona tärkeimmille tiedostoille. Tarkistan ajoittain kohdekansion ja avaan muutaman tiedoston, jotta tiedän, että siirto on todella tuottanut käyttökelpoisen kopion.

Ennen laajempaa käyttöönottoa kannattaa tehdä pieni kokeilu: valitse testikansio, lisää sinne kopioitava tiedosto ja suorita tehtävä. Tarkista sen jälkeen sekä kohdekansio että tiedoston sisältö. Tämä paljastaa helpommin väärän siirtosuunnan tai liian laajan rajauksen kuin se, että aloittaa heti kaikilla puhelimen tiedostoilla. Erityisesti synkronoinnissa on hyvä erottaa toisistaan yksisuuntainen varmuuskopiointi ja kahden paikan välinen ylläpito; jos muutoksia tehdään molemmissa päissä, pitää ymmärtää, miten oma tehtävä käsittelee niitä.

Turvallisuus ja yksityisyys

Yksi asia, jota arvostan suuresti, on sovelluksen panostus turvallisuuteen. Tiedostojen siirto tapahtuu salattuna, mikä antaa mielenrauhaa, että tiedostoni eivät joudu vääriin käsiin. Lisäksi sovellus ei tallenna salasanoja palvelimille, mikä on ehdoton plussa yksityisyyden kannalta. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja.

Silti turvallinen siirto ei yksin ratkaise koko tiedostojen hallinnan turvallisuutta. Minun kannattaa myös suojata pilvipalvelun tili, pitää synkronoitavat kansiot rajattuina ja miettiä, tarvitseeko kaikkea sisältöä siirtää pilveen lainkaan. Jos käytössä on luottamuksellisia työasiakirjoja, tarkistan ensin myös oman organisaation käytännöt. Sovellus voi helpottaa siirtoa, mutta se ei korvaa harkintaa siitä, mitä tietoja siirrän ja mihin.

Usean pilvipalvelun käyttäjälle yksi kiinnostava etu on se, ettei jokaisen siirron tarvitse alkaa erillisestä palvelusovelluksesta. FolderSyncin avulla voi rakentaa tehtäviä omien kansioiden ympärille, mikä on joustavampaa kuin käyttää kutakin pilvipalvelua vain sen omien automaattisten latausasetusten kautta. Vastapainoksi asetusten määrä lisää virheiden mahdollisuutta. Jos haluat vain pitää puhelimen kamerakuvat yhdessä palvelussa, kyseisen palvelun oma sovellus on usein yksinkertaisempi ja vaatii vähemmän ylläpitoa.

Käyttäjäkokemus

Olen käyttänyt sovellusta nyt muutaman kuukauden ajan, ja voin sanoa, että se on ollut vakaa ja luotettava. Ei mitään kaatumisia tai ärsyttäviä virheilmoituksia, mikä on aina suuri plussa. Sovellus päivittyy säännöllisesti, ja kehittäjät vaikuttavat olevan aktiivisia käyttäjäpalautteen suhteen. Tämä lisää luottamusta siihen, että sovellus kehittyy edelleen parempaan suuntaan.

Nykyinen versio 4.8.5 on konkreettinen tieto siitä, missä sovellus nyt on, mutta en päättele pelkästä versionumerosta, mitä ominaisuuksia tai muutoksia matkan varrella on tehty. Pitkään tarjolla ollut ohjelma voi tuntua tutulta vanhoille käyttäjille, kun taas uudelle käyttäjälle tärkeintä on, että nykyiset tehtävät ovat ymmärrettäviä ja helposti tarkistettavia. Jos sovellus on jo osa omaa rutiinia, tehtäväasetusten tarkistaminen uuden version jälkeen on silti järkevää: näin huomaa, että valitut kansiot ja aikataulut vastaavat edelleen omaa tarvetta.

Minulle käytön ratkaiseva kysymys on, haluanko valita siirrot itse vai antaa yhden pilvipalvelun hoitaa varmuuskopioinnin mahdollisimman automaattisesti. FolderSync on vahvimmillaan silloin, kun vastaus on ensimmäinen. Se voi tuntua ylimääräiseltä kerrokselta, jos käytössä on vain yksi palvelu ja kaikki tarvittava siirtyy jo sen omalla sovelluksella. Jos taas tiedostoja on useassa paikassa ja haluat hallita niitä kansiokohtaisesti, lisäasetukset voivat olla vaivan arvoisia.

Mitä kannattaa seurata omassa käytössä

Kun otan käyttöön uuden synkronointitehtävän, tarkistan ensimmäiseksi, että se koskee juuri tarkoitettua kansiota eikä vahingossa suurempaa aluetta. Sen jälkeen katson, mihin kohteeseen tiedostot menevät ja onko aikataulu järkevä. Tämä pieni rutiini auttaa erityisesti silloin, kun puhelimessa on sekä henkilökohtaisia että työasioihin liittyviä tiedostoja. Käytän eri tehtäviä eri tarkoituksiin mieluummin kuin yritän pakottaa kaiken yhteen yleiseen siirtoon.

Toinen käytännöllinen tapa on välttää samojen tiedostojen hallinta usealla automaatiolla yhtä aikaa. Jos pilvipalvelun oma sovellus ja FolderSync yrittävät käsitellä samoja kansioita eri tavoilla, kokonaisuudesta voi tulla vaikeampi ymmärtää. En asettaisi kahta työkalua tekemään päällekkäisiä siirtoja ennen kuin olen selvittänyt, mikä niistä on ensisijainen. Tämä ei ole vain järjestyskysymys: selkeä työnkulku tekee myös virheen selvittämisestä helpompaa.

Jos tiedostot eivät näy siellä missä odotat, aloita yksinkertaisista tarkistuksista: katso tehtävän valittu paikallinen kansio, kohdekansio ja se, milloin tehtävä on tarkoitus suorittaa. Testitiedosto auttaa erottamaan, onko kyse väärästä kansiovalinnasta vai siitä, ettei siirto ole vielä käynnistynyt. Tämän vuoksi en rakentaisi ensimmäistä asetusta mahdollisimman monimutkaiseksi. Kun perussiirto toimii, tehtävää voi laajentaa yksi muutos kerrallaan.

Odotan jatkossakin ennen kaikkea sitä, että sovelluksen perusidea pysyy selkeänä ja että omat tehtäväni ovat helposti hallittavissa. En pidä versionumeron kasvua itsessään merkkinä siitä, että juuri minulle tärkeä työnkulku olisi muuttunut paremmaksi. Käyttäjänä seuraan mieluummin sitä, toimivatko omat kansiot, palvelut ja aikataulut luotettavasti arjessa. Se on konkreettisempi mittari kuin yleinen lupaus jatkuvasta kehityksestä.

Loppujen lopuksi, FolderSync on tehnyt elämästäni huomattavasti helpompaa. Se on yksinkertainen, mutta tehokas työkalu, joka säästää aikaa ja vaivaa. Jos etsit luotettavaa ratkaisua tiedostojen hallintaan ja synkronointiin, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä sovellusta.